Zeitmanagement (nicht nur) für Autoren

Ob im Job, bei der Care-Arbeit, in der Selbstständigkeit oder im Angestelltenverhältnis – ohne Zeitmanagement stößt du irgendwann an deine Grenzen.

Hast du auch das Gefühl, dass die Aufgaben auf deinem Schreibtisch immer nur mehr werden und die Zeit immer weniger, um sie zu erledigen? Manchmal wird der Berg so hoch, dass du nur noch immer schneller arbeitest, Dinge von Listen abhakst und das Gefühl hast, in einem Hamsterrad gefangen zu sein. Unweigerlich bist du irgendwann erschöpft. Und wo Erschöpfung ist, gibt es plötzlich sehr viel Raum für Zweifel, Ängste und Unsicherheit.

Auch ich kann davon ein Lied singen!

Deshalb habe ich meine wichtigsten Tipps zusammengefasst, die dir helfen, den Fokus nicht zu verlieren und deine Zeit sinnvoll zu nutzen. Es geht nicht darum, möglichst noch mehr Aufgaben in einer Stunde oder an einem Tag, in einer Woche zu erledigen. Es geht darum, in diesem ganzen Wahnsinn nicht durchzudrehen.

Meine 13 Tipps für besseres Zeitmanagement

1. Dein Warum

Der wichtigste Tipp zuerst: Mache dir dein WARUM klar. Egal, ob es die Aufgabe im Job ist oder deine Tätigkeit in der Selbstständigkeit, dein WARUM ist dein Antrieb, dein Motor, der dich durchhalten lässt. Mein Warum ist der Wunsch, die Geschichte zu erzählen und damit Leserinnen zu begeistern. Es ist mein Traum und meine Leidenschaft, Geschichten mit der Welt zu teilen und kleine Fluchten aus dem Alltag zu ermöglichen. Was ist dein WARUM?

2. Sei SMART

Setze dir SMARTe Ziele. Spezifisch (Specific), Messbar (Measurable), Erreichbar (Achievable), Relevant (Relevant) und Zeitgebunden (Time-bound). Eine Anspielung an das englische Wort “smart” (klug). Natürlich ist manches trotzdem zu erledigen, auch wenn sie nicht ganz mit den SMART Zielen übereinstimmen, gerade, wenn ein Kunde oder dein Chef hinter der Aufgabe steht. Aber vielleicht findest du trotzdem einige der Punkte wieder.

3. Denkst du darüber noch nach?

Etabliere Gewohnheiten und knüpfe an bestehende an. Denkst du morgens erst darüber nach, ob du dir die Zähne putzt? Wahrscheinlich nicht. Der Trick ist, etwas Neues an eine alte Gewohnheit anzuknüpfen. Du schaffst es einfach nicht mehr, zu lesen und abends fallen dir die Augen zu? Nimmst du dir jeden Nachmittag eine kurze Kaffeepause? Vielleicht kannst du diese Zeit nutzen und 15 Minuten lesen, statt auf Instagram zu scrollen?

4. Akzeptiere, dass du nicht alles schaffst

Priorisiere deine Aufgaben und akzeptiere, dass du sehr wahrscheinlich nicht alles schaffen wirst. Gerade die kleinen Aufgaben brauchen oft mehr Zeit als gedacht. Instagram-Posts sind so eine Sache, die bei mir immer viel länger dauern, als eigentlich gedacht. Es spart mir aber Zeit, wenn ich gleich mehrere Posts aufs Mal plane. Das erledige ich übrigens mit Canva und Metricool.

5. Yummie!

Eat the frog! Du hast so eine richtige Ekelaufgabe? Du musst z. B. mit dem Finanzamt telefonieren und du hasst es? Allein bei dem Gedanken fühlst du dich ganz elend? Erledige diesen größten Brocken zuerst. Glaube mir, du wirst dich den Rest des Tages viel besser fühlen, weil du es hinter dir hast.

6. Mach es dir leicht

Aufwärmübung gefällig? Dieser Tipp widerspricht auf den ersten Blick Tipp 5, aber vielleicht hilft er dir trotzdem, denn alles ist auch eine Typfrage. Wenn dich die ganz große Aufgabe abschreckt und du in eine Art Starre fällst – schnapp dir stattdessen die einfachste Aufgabe und erledige sie. Du musst die Küche aufräumen, nachdem ein zehnköpfiger Kindergeburtstag dort eine wilde Tortenschlacht veranstaltet hat? Atme tief durch und fange mit einem Teller an. Blende den Rest aus. Ja, die Sahnereste kleben immer noch an den Schränken, aber irgendwo muss man ja anfangen. Ich kann dir versichern, ich schreibe einen Roman auch Buchstabe für Buchstabe, Wort für Wort und Satz für Satz und nicht am Stück und schon gar nicht an einem Tag.

7. Der Trick mit dem Timer

Nutze Tools und Techniken zur Zeitplanung (z.B. To-do-Listen zum Abstreichen, Notizbücher, Kalender mit Erinnerungsfunktion). Ich liebe übrigens die Pomodore–Technik. Hier wird ein Timer auf 25 Minuten gestellt und du erledigst deine Arbeit konzentriert. Keine Toilette, kein Kaffee, kein “mal schnell nach Mails sehen”. Nach den 25 Minuten legst du eine 5-minütige Pause ein. Das wiederholst du 4 Mal und legst danach eine längere Pause ein. Du kannst natürlich auch andere Zeitspannen einstellen. So wie es passt.

8. Sägeblatteffekt

Verbanne dein Handy. Pling. Pling. Pling. Dieses kleine, nervige Gerät ist oft dafür verantwortlich, dass wir nicht in den Workflow kommen. Wenn ständig Nachrichten von Social–Media und Messangers aufploppen, holt uns das jedes Mal aus der Konzentration. Man nennt das auch Sägeblatteffekt. Weiter unten siehst du eine Grafik. Der rote Punkt steht für die Störung. Nach jeder Unterbrechung steigt die Konzentration erst wieder langsam an, nur um erneut … Pling …

9. Wohlfühlbereich

Schaffe ein geeignetes Arbeitsumfeld und eine angenehme Arbeitsatmosphäre, in der du gut und effektiv arbeiten kannst. Und nein, es muss nicht immer Vanilleduft sein. Vielleicht brauchst du ruhige Musik oder Stille.

10. Kontrolle ist besser

Accountability. Das bedeutet nichts anderes, als dass du anderen von deinen Aufgaben erzählst. Gerade für Selbstständige eine tolle Möglichkeit, sich selbst zu kontrollieren. Ich teile meine Wochenaufgaben in einer Schreibgruppe, im Write Choice Club und mit meiner Partnerin in Crime.

11. Abgeben: Ich weiß …

Delegiere Aufgaben, wenn möglich. Ja, das fällt auch mir oft schwer. Aber manchmal ist es so, dass andere etwas einfach viel besser und effektiver können. Klar, es ist toll, neue Dinge zu lernen. Aber das kostet dann eben Zeit und Energie. Manchmal möchte man etwas lernen. Toll! Das ist super! Manchmal ist es schlauer, Dinge abzugeben. Am Ende wird es immer irgendetwas kosten. Entweder Geld oder Zeit.

12. Limitiere deine Zeit

Das Parkinsonschen Gesetz: Die Aufgabe dehnt sich in dem Maße aus, wie die zur Fertigstellung vorgesehene Zeit verstreicht. Wenn ich den ganzen Tag zum Schreiben habe, schaffe ich tatsächlich nicht mehr, als wenn ich nur 2 Stunden Schreibzeit habe. Eigentlich ziemlich verrückt.

13. Du hast es dir verdient

Plane Zeit für Pausen und Erholung ein und habe Nachsicht mit dir, wenn das Leben dir wieder Stolpersteine in den Weg wirft. Wer krank ist, wird nicht produktiv sein. Das ist okay. Dann haben sich nur deine Prioritäten verschoben.

Zeitmanagement ist nur was für strukturierte Menschen

Das klingt alles recht aufwendig und ich gebe zu, auch ich komme immer wieder ins Straucheln. Das war aber auch schon mal anders.

Es ist schon viele Jahre her, da war ich alleinerziehend und arbeitete in Vollzeit. Eine Kollegin meinte damals: “Kassia, du bist so strukturiert. Bewundernswert.”

Und das war ich tatsächlich. Mein Tag war durchgetaktet. Anders hätte es zu zweit aber auch nicht funktioniert. Andererseits gab es ziemlich wenige Dinge, auf die ich mich konzentrieren musste. Da war mein Kind, mein Job und eigentlich war es das auch schon. Heute bin ich Freiberuflerin, Autorin, Mama von 4 Kindern, Mann, Haus und Tiere noch on top. Die Termine, an die ich denken muss, haben sich vervielfacht. Da rutscht mir oft etwas durch und es wirkt völlig chaotisch, was ich eigentlich den ganzen Tag so tue.

Wir sind also nicht so oder so, strukturiert oder chaotisch. Je nach Situation, Lebensphase und Anforderungen können wir an unterschiedlichen Punkten einer Skala liegen.

Auch Mag aus meinem Roman geht es so. Als Lehrerin muss sie an Termine denken und Fristen einhalten, doch ein Ereignis wirft sie völlig aus der Bahn. Plötzlich gerät sie ins Straucheln und fällt Jonas erst mal unangenehm durch ihr ständiges Zuspätkommen auf.

Fazit

Das Leben und das Schreiben haben viele Gemeinsamkeiten: Beides ist eine Reise voller unerwarteter Hindernisse und unvorhergesehener Wendungen. Es gibt Tools und Techniken, die uns definitiv helfen können. Sieh dir noch einmal meine 13 Tipps an. Punkt 1 ist wirklich der Wichtigste. Ohne dein Warum wirst du auf Dauer die Motivation verlieren, am Ball zu bleiben. Egal, ob du gerade eine Geschichte schreiben möchtest oder den Garten vom Unkraut befreien solltest.

Manchmal müssen wir streng zu uns sein, manchmal braucht es Nachsicht.

Das Leben ist chaotisch, das Schreiben ist chaotisch, aber am Ende lohnt es sich. Also folge deinen Träumen.

Herzlichst Deine chaotische